Stres na delovnem mestu, ki ga prinese vsesplošna decembrska norija, je ob koncu leta lahko izjemen, zato je pomembno, da ga znamo prepoznati, poznamo svoje meje in te upoštevamo. Spodaj smo navedli nekaj preprostih aktivnosti, ki jih nekateri člani FirstClass ekipe redno izvajamo in za katere lahko potrdimo, da delujejo.
1. Prioritizacija
Ko se na našem krožniku znajde ogromno nalog, je zelo pomembno, da jih znamo prioritizirati. Ena od boljših tehnik na tem mestu je Eisenhowerjeva matrika, s katero naloge razdelimo v štiri skupine. FirstClassovci priporočamo, da svojo matriko vsako jutro pregledate in pripravite za dan, ki je pred vami.
Kvadrant 1 – Krizno upravljanje
Te naloge so pomembne in nujne, saj rešujejo krizo. Tu narejeno delo je ponavadi nižje kakovosti, saj se odločitve in rešitve sprejemajo v naglici (zaradi časovnih omejitev).
! Če je ta kvadrat iz dneva v dan večji, se lahko hitro zgodi, da bomo izgoreli.
Kvadrant 2 – Načrtovanje prihodnosti
Medtem ko se kriznim situacijam ni mogoče popolnoma izogniti, bo skrbno načrtovanje dela, ki je skladno z dolgoročnimi cilji, vsebovalo manj kritičnih in nujnih elementov.
Naša narava teži k temu, da se najraje ukvarjamo z nujnimi, hkrati pa odlašamo s pomembnimi nalogami.
Kvadrant 3 – Delegirajmo ekipi
Naša kratkoročna osredotočenost nas vleče k opravljanju prednostnih nalog, ki so jim jih določili drugi, kar lahko pripelje do občutka, da izgubljamo sami nad sabo nadzor, saj moramo uresničiti pričakovanja drugih. Tako hitro pride do napak, saj obravnavamo za nas nepomembno delo kot pomembno in ga izvajamo kot “krizno upravljanje”.
! Ločevanje pomembnih od nepomembnih nalog zahteva redno določanje lastnih prioritet.
Naloge v tem kvadrantu so odlična priložnost, da ekipi zaupamo več odgovornosti in jo opolnomočimo pri samostojnemu sprejemanju odločitev. Tovrstno delegiranje ne sprosti le našega časa za naloge, ki zahtevajo skrbno načrtovanje (kvadrant 2), temveč gradi zaupanje z ostalimi člani ekipe.
Kvadrant 4: Odstranite nered
Ločimo naloge, ki so uporabne in nam bodo prinesle resnično dodano vrednost, od tistih, ki nam nudijo le ugoden občutek zaposlenosti in pomembnosti, dejansko pa niso niti pomembne niti nujne za nas ali podjetje.
Naučimo se reči ne nalogam (najprej sebi in nato drugim), ki niso nujne in niso v skladu s cilji vaše ekipe in podjetja. Te nepomembne, ne nujne naloge so zapravljanje časa, ki vas lahko odvrnejo od zagotavljanja prave vrednosti vaši organizaciji in vašim sodelavcem.
2. Refleksija
V obdobjih, ko smo še posebej zasedeni in obremenjeni s številnimi nalogami, je ključno, da si vsak dan vzamemo nekaj minut za refleksijo o preteklem dnevu. Namen je, da razmislimo o ključnih dogodkih in napredkih, ali smo zadovoljni z rezultati in načinom s katerim smo jih dosegli ter ali bi morda naredili kaj drugače, če bi imeli še eno priložnost?
Če smo s preteklim dnem zadovoljni, je ključno, da to ozavestimo in si tudi na glas priznamo in povemo, da smo sami s sabo zadovoljni in da smo delo opravili dobro. Če ugotovimo, da bi kaj naredili drugače, razmislimo, kako bi to lahko naredili drugače že naslednji dan in to tudi naredimo.
3. Sprejemljivo je reči ne
Reči ne neželenim nalogam je lahko težko, vendar je to pomembna veščina, ki jo moramo imeti. Z vami delimo nekaj nasvetov za ravnanje v primeru, ko smo soočeni z nalogo, za katero nimamo časa in nam ne bo prinesla dodane vrednosti.
- Pozorno preučimo nalogo. Vzemimo si nekaj časa za razmislek o nalogi in o tem, zakaj je ne želimo narediti.
- Skomuniciramo razloge za zavrnitev naloge. Pri tem bodimo iskreni in neposredni, a tudi spoštljivi in obzirni do čustev druge osebe.
- Ponudimo alternativno rešitev. Če naloge ne moremo prevzeti, poskusimo predlagati nekoga drugega, ki bi lahko pomagal, ali ponudimo pomoč na drugačen način, če je to mogoče.
- Pri svoji odločitvi vztrajamo. Ne dovolimo, da druga oseba na nas pritiska, da sprejmemo nalogo, če je res ne želimo opraviti. Popolnoma sprejemljivo je, da vljudno in odločno rečemo ne ter se zahvalimo, da so pomislili na nas.
Ne pozabimo, da je popolnoma sprejemljivo odkloniti naloge, ki niso v skladu z našimi prioritetami ali ki bi dodatno obremenile že tako poln urnik. Če rečemo ne, lahko zaščitimo svoj čas in energijo ter se lahko osredotočimo na stvari, ki so nam najpomembnejše.
4. Čas za odmor
Vzemimo si odmore in čas zase: pomembno je, da si na delovnem mestu vzamemo čas za odmor, saj se tako napolnimo z novo energijo, zmanjšamo stres, dolgoročno pa tudi preprečimo izgorelost, povečamo svojo produktivnost in naše splošno počutje.
Vsi ti učinki prinašajo enako pozitivne učinke tudi našim podjetjem, kjer smo zaposleni, saj priložnosti za odmor zaposlenih pomagajo izboljšati moralo, produktivnost, ki se kaže tudi v zmanjšani odsotnosti z dela in povečanju zadovoljstva pri delu.
Pogostost odmorov je seveda odvisna od potreb posameznika in vrste dela, ki ga opravljamo. Nekaterim lahko koristijo bolj pogosti kratki odmori, medtem ko bodo drugi morda vzelo redkejše, a daljše odmore. Pomembno je, da najdemo ravnovesje, ki nam ustreza in nam omogoča, da se čez dan napolnimo in ponovno osredotočite.
5. Pojdite v naravo
Preživljanje časa na svežem zraku preverjeno pomaga zmanjšati stres in izboljša splošno počutje. Svež zrak je poln negativnih ionov, ki lahko pozitivno vplivajo na naše razpoloženje, pomagajo izboljšati koncentracijo in zmanjšati našo utrujenost.
Poleg tega lahko bivanje na prostem poveča našo izpostavljenost naravni svetlobi, kar pomaga uravnavati cirkadijske ritme našega telesa in izboljša naš spanec. Hkrati poskrbi tudi za spremembo okolice in odvračanje pozornosti od stresnih dejavnikov vsakdanjega življenja, kar nam pomaga osvežiti misli in zmanjšati občutke stresa.
Z navedenimi aktivnostmi velik del FirstClass ekipe skrbi za uravnavanje lastnega stresa, ki se v decembru pogosto rad nakopiči zaradi pritiskov, vezanih na doseganje še zadnjih letnih rezultatov. Prepričani smo, da lahko pomagajo tudi vam.
Bonus ideja: To je odličen čas, da se skupaj s sodelavci odpravite na spontan pohod po snegu in to izkoristite za medsebojno povezovanje. Ob kuhanem vinu pa s smehom in prijetnim vzdušjem še dodatno poskrbite za sprostitev!
