Vas veseli delo vodenja pisarne? Si želite svojo strokovnost, organiziranost in natančnost uveljaviti v okolju, ki temelji na sodelovanju, ambicioznosti in medsebojni podpori? Vas odlikuje visoka stopnja profesionalnosti, odgovornost in znate prioritizirati svoje delovne naloge za dosego optimalnega poslovanja? In nenazadnje, si želite dolgoročnega sodelovanja v skupini, ki ponuja nadstandardne storitve, inovativne produkte in sodeluje z enimi najuspešnejših podjetij doma in v tujini?
Vabimo vas, da se nam pridružite na delovnem mestu Vodja pisarne!
O vlogi:
V FirstClass Group verjamemo v gradnjo izjemnih ekip, ki so ključ uspeha podjetij. Smo vodilni strokovnjaki, specializirani za iskanje in selekcijo vodstvenih in strokovnih profilov v Sloveniji in regiji, ter strokovnjaki za razvoj kadrov in organizacijsko diagnostiko. V FirstClass Group spadajo podjetja FirstClass (iskanje in selekcija, razvoj kadrov), Quantifly (organizacijska diagnostika) ter AIatWork (vpeljava in uporaba AI orodij v podjetjih). Naš novi sodelavec / sodelavka bo na delovnem mestu Vodja pisarne nudil/-a podporo celotni ekipi FirstClass skupine ter bo nepogrešljiv člen naše zgodbe in skupne rasti.
Vaše zadolžitve bodo:
- samostojno vodenje pisarne ter skrb za njeno nemoteno delovanje,
- sodelovanje z dobavitelji in zunanjimi partnerji ter koordinacija potrebnih služb,
- skrb za urejenost prostorov,
- nabava pisarniškega materiala in opreme za zaposlene,
- rezervacija in priprava prostorov za sestanke,
- upravljanje pošte, info e-pošte in telefona ter sprejem obiskovalcev,
- vodenje administracije (evidenca in arhiv pogodb, urejenost dokumentacije),
- izdajanje računov in vnos prejetih računov,
- sodelovanje s prodajo pri pripravi prodajnih pogodb,
- sodelovanje z marketingom pri organizaciji internih in eksternih dogodkov,
- priprava podatkov za obračun plač za zunanjega izvajalca,
- vodenje evidenc delovnega časa, bolniških odsotnosti in drugih izostankov,
- koordinacija prijav in odjav zaposlenih ter skrb za kadrovsko dokumentacijo v sodelovanju z zunanjim izvajalcem,
- občasna podpora HR svetovalcem (pošiljanje vabil in zavrnitev kandidatom, vnos podatkov v ATS, preverjanje referenc),
- občasna priprava osnovnih analiz in poročil.
Pogoji:
- vsaj 2 leti delovnih izkušenj kot vodja pisarne ali na primerljivem delovnem mestu,
- dosežena vsaj VI. stopnja izobrazbe,
- odlično poznavanje MS orodij, orodij za beleženje delovnega časa, izdajo računov, pripravo pogodb in na splošno dobra tehnična pismenost,
- odlično znanje slovenskega in angleškega jezika (ustno in pisno komuniciranje),
- zaželjene izkušenj s kadrovskimi evidencami in administracijo.
Pri kandidatih iščemo:
- organizacijske sposobnosti in smisel za urejenost,
- praktična miselnost in izvedbene spretnosti,
- natančnost, vztrajnost, prilagodljivost, proaktivnost in zanesljivost,
- samoiniciativnost, odgovornost, visoka motiviranost za delo,
- sposobnost postavljanja prioritet in dobra organiziranost delovnega časa.
Nudimo:
- zaposlitev v stabilnem podjetju, kjer v skladu z našimi vrednotami gradimo zaupanje, zagotavljamo odličnost, dosegamo cilje, vztrajno napredujemo in delamo iznajdljivo,
- redno zaposlitev za nedoločen čas s 6-mesečno poskusno dobo,
- strokovni in osebni razvoj,
- delo v profesionalnem, povezanem in kolegialnem timu,
- dinamične delovne naloge in izzive,
- delo z najnovejšimi tehnologijami na trgu (avtomatizirani procesi, AI orodja itd.),
- moderne pisarne v centru mesta, polno založene s kavo, čajem, zdravimi oreščki in sadnimi prigrizki.
Lokacija dela: Ljubljana (center).
Razpis velja do zapolnitve delovnega mesta.