Še nedolgo nazaj je bilo delo na daljavo nekaj, kar so povečini počeli ljudje v bolj svobodnih poklicih – kakšni prevajalci, oblikovalci, morda tudi raziskovalci, ki niso bili vezani na ekipo in redne delovne naloge, ampak so delali bolj projektno. Pogosto so med takšnim delom potovali ali se celo preselili na drug konec sveta – poslovne in zasebne stike pa so ohranjali na daljavo. Bolj konvencionalni poklici pa so vztrajali v pisarnah in na sestankih. Že res, da so se podjetja trudila za brezpapirno poslovanje, brezpisarniškega pa si kar ni bilo mogoče predstavljati – čeprav so zaposleni že tedaj na službena potovanja (in včasih celo dopuste) odhajali s službenim prenosnikom.
Potem pa se je zgodila epidemija in nenadoma je bilo treba najti rešitev, ki bi omogočila delo s čim manj stiki: delo na daljavo.
Po začetnih težavah, ko je bilo treba zagotoviti tehnološko podprtost (od kakovostnih in zmogljivih povezav s spletom do programske podpore), je zdaj delo na daljavo postalo povsem sprejemljiva in včasih celo bolj smiselna možnost, če se ga seveda pravilno lotimo.
Kako pa je urejeno delo na daljavo pri nas? Kakšne so prednosti in slabosti dela na daljavo?
Delo na daljavo ali delo na domu?
V Sloveniji delo na daljavo ureja Zakon o delovnih razmerjih. Uradno poimenovanje takšnega dela je delo na domu, vendar vključuje vsakršno delo v prostorih po delavčevi izbiri in torej ni omejeno zgolj na dom. Delodajalec mora o delu na domu obvestiti inšpektorat za delo, delavcu pa mora povrniti tudi stroške, ki pri delu na domu nastanejo (npr. določen delež porabe električne energije, določen delež uporabe spletne povezave, ne pa tudi potovanja na Karibe, če se delavec odloči delati od tam 😉). Delo na domu je dovoljeno le, če za delavca ne predstavlja nevarnosti.
Prednosti dela na daljavo
Brez dvoma je delo na daljavo za zaposlene pogosto zelo dobra rešitev: omogoča jim boljše ravnovesje med zasebnim in poslovnim življenjem, manj časa preživijo na cesti (in ne pozabimo, da je prevoz v službo sploh v prometnih konicah lahko tudi dodaten vir stresa), z delom od doma imajo po navadi manj stroškov kot pri delu v pisarni, ni se jim treba urejati in si lahko privoščijo nekaj več udobja, manj se morajo prilagajati sodelavcem …
Katere pa so prednosti za delodajalce?
1. Večja produktivnost
Morda se na prvi pogled zdi neverjetno, a mnogi zaposleni so veliko bolj učinkoviti izven pisarne. V pisarni so prisotne nenehne motnje: telefoni, klepet s sodelavci, hitri posveti … Če se lahko skoncentrirajo na svoje delo, sami razporejajo morebitne odmore ter malice, bodo zaposleni veliko bolj produktivni. Ker jim ostaja več časa in lažje usklajujejo delo ter zasebno življenje, so tudi bolj zadovoljni – in tudi to pozitivno vpliva na produktivnost.
2. Več razpoložljivih kadrov
Pridobivanje ustreznih zaposlenih je vse bolj zahtevno in pogosto je težava tudi v oddaljenosti od delovnega mesta. Delo na daljavo je lahko v tem primeru velika prednost, saj se zaposlenim do pisarne ni treba voziti.
3. Prihranek
Tudi delodajalci lahko prihranijo, če jim ni treba vzdrževati pisarn ali plačevati povračil za prevoz na delo. Možna je celo selitev prostorov v kraj z nižjimi stroški, če ni treba upoštevati vožnje in usklajevanja zaposlenih.
4. Zdravje zaposlenih
Manj stikov med zaposlenimi pomeni manj možnosti za prenos bolezni, česar smo se v zadnjih nekaj letih že naučili – zato je vsaj v obdobju viroz delo od doma zagotovo dobra izbira. Dodati je treba še vidik stresa, ki se mu lahko izognemo v primeru dela na daljavo: vožnja, pomanjkanje spanja, morebitni konflikti na delovnem mestu …
Delo na daljavo torej lahko izboljša tako fizično kot mentalno zdravje zaposlenih, kar bo pomenilo manj bolniških odsotnosti ter nadomeščanj.
5. Izboljšana komunikacija
S pomočjo dobro izbranega sistema za komunikacijo lahko celo izboljšamo sodelovanje in izmenjavo informacij. Namesto telefonskih klicev, dolgih sestankov, elektronske pošte, hitrih posvetov v pisarni lahko vse informacije zbiramo na enem mestu. V enem sistemu lahko hranimo pomembne datoteke, sestankujemo, sodelujemo in tudi klepetamo. Sestanki na daljavo so pogosto bolj učinkoviti, saj so zaradi omejenega časa ter narave takšne komunikacije bolje strukturirani in udeleženci so nanje bolje pripravljeni.
Slabosti dela na daljavo
Seveda delo na daljavo nima zgolj dobrih lastnosti. Zaposleni se pogosto počutijo osamljene in opažajo, da dela kar ne morejo »odklopiti«, kar lahko vodi tudi v izgorelost. Če nimajo primernih prostorov za delo, jih lahko pri delu motijo družinski člani ali domače živali. Nekateri se bodo srečali tudi s pomanjkanjem samodiscipline in motivacije. Drugim zaposlenim pa delo na daljavo enostavno ne ustreza.
Katere slabosti dela na daljavo pa bodo opazili delodajalci?
1. Pomanjkanje nadzora
Še vedno je marsikje zakoreninjeno prepričanje, da je delo na daljavo v bistvu lenarjenje. Če delodajalec ne more spremljati, kaj počnejo zaposleni, ter jim ne zaupa, je takšen pogled razumljiv, ne pa nujno tudi upravičen.
2. Nepovezanost
Komunikacija med zaposlenimi in z nadrejenimi je zelo pomembna za povezanost in učinkovitost ekipe, kar je pri delu na daljavo seveda oteženo. Posledično je težko dosegati pripadnost podjetju ter ekipi, kar vpliva na splošno počutje zaposlenih.Ali je delo na daljavo prihodnost dela?
3. Varnostna tveganja
Delo na daljavo lahko predstavlja varnostno tveganje: kraja ali izguba prenosnika, uporaba nezaščitenih omrežij, neprevidnost pri odpiranju e-pošte … Preden se podjetje odloči za delo na daljavo, mora poskrbeti tudi za varnostne vidike in morda izobraziti svoje zaposlene glede primernega vedenja.
Nekaj priporočil
Kako se lotiti dela na daljavo in se hkrati izogniti težavam?
1. Določanje ciljev
Zaposlene je res težje nadzirati, ko delajo na daljavo, zato je smiselno določiti uresničljive in preverljive cilje, da lahko spremljate njihovo delo.
2. Prilagajane vodstvenega stila
Vodenje ekipe, ki dela na daljavo, je seveda težje, zato se je treba prilagoditi. Treba je vzpostaviti smernice, kako in koliko komunicirati, izogibati se je treba mikroupravljanju. Priporočljivo je določiti redna poročanja ter sestanke celotne ekipe.
3. Dokumentacija
Dokumentacija navodil je ključnega pomena že pri delu v pisarnah, pri delu na daljavo pa se je treba še bolj potruditi. S kakovostno dokumentacijo se izognemo sestankom, namenjenim zgolj prenašanju navodil, poleg tega pa so te informacije lahko vselej dostopne tudi izven ekipe.
4. Podpora
Za delo na daljavo zaposleni potrebujejo podporo podjetja: od programske opreme za opravljanje nalog do opreme za komuniciranje z ekipo. Potrebujejo tudi tehnično podporo, ko se kaj zalomi.
5. Hibridno delo
Včasih je smiselno kombinirati delo na daljavo ter delo v pisarni. Tako se izognemo nekaterim slabostim dela na daljavo in hkrati izkoristimo njegove prednosti. Podjetja, ki še niso pripravljena v celoti preiti na delo na daljavo, pa lahko z uvedbo hibridnega modela preverijo, če je to morda primerna usmeritev zanje.
V prihodnosti bo delo na daljavo zagotovo še bolj razširjeno, saj imamo z razvojem tehnologije vse boljše možnosti za kakovostno sodelovanje na daljavo. Pametna podjetja se bodo pravočasno pripravila in tako izkoristila vse prednosti, ki jih delo na daljavo nudi, pa čeprav se bo na začetku treba nekoliko prilagajati. Prednosti dela na daljavo, kot so fleksibilnost, zadovoljstvo zaposlenih, nižji stroški in tudi konkurenčnost na trgu dela, namreč odtehtajo slabosti, ki jih je mogoče z ustreznim upravljanjem tudi odpraviti.
