Vaša produktivnost je odvisna od vašega upravljanja s časom.
Učinkovito upravljanje s časom omogoči več ravnovesja v vašem življenju, da večji občutek zadovoljstva, omogoči, da dokončate več v krajšem času, zmanjšate raven stresa in napredujete v karieri.
V tem članku naštevamo 9 načinov, ki vas lahko pripeljejo do boljšega upravljanja s časom.
1. Ocenite trenutno porabo časa
Prvo boste morali oceniti, kako trenutno upravljate s časom. Na primer, morda mislite, da vam vsak porabite le 45 minut za odgovarjanje in pošiljanje e-pošte, v resnici pa vam lahko vzame 90 minut.
Eden najpreprostejših načinov za sledenje času je s pomočjo aplikacije, ki spremlja vse, kar počnete skozi teden. Prav tako lahko nastavite časovnico za svoje naloge, zapišete ure in seštejete čas na listu papirja ob koncu tedna. Ko boste začeli spremljati porabljen čas, boste dobili boljši občutek, katere naloge vam vzamejo večino časa, in se nato ustrezno prilagodili.
2. Določite svoje cilje
Opredelitev vaših delovnih ciljev, tako velikih kot majhnih, vam lahko poda jasno razumevanje, kam osredotočiti svoj čas. Na primer, če je vaš cilj dokončati projekt do konca tedna, napišite to kot splošni cilj in razdelite na manjše cilje, ki bodo vodili do pravočasno zaključenega projekta.
3. Naredite seznam nalog
Seznam nalog vam pomaga natančno določiti, kaj je treba narediti in do kdaj. To vam bo pomagalo videti, katere naloge so prioritetne in katere lahko počakajo. Preverite svoj seznam in se prepričajte, da ste ga organizirali glede na pomembnost opravila in ne na podlagi nujnosti. Pomembne odgovornosti so tiste, ki vam pomagajo doseči svoje cilje, medtem ko so nujne naloge običajno povezane s pomočjo pri doseganju ciljev nekoga drugega.
4. Uporabite orodja za upravljanje s časom
Za načrtovanje dneva poskusite uporabiti načrtovalec, koledar ali program za upravljanje s časom. Ugotovili boste, da je čas, ki ga porabite za ustvarjanje jasne poti naloge, krajši od časa, ki bi ga morda porabili za naključno skakanje z naloge na nalogo, kot v primeru brez natančnega načrta.
5. Nastavite časovne omejitve
Poskusite si določiti časovno omejitev za vsako nalogo. Na primer, če morate napisati poročilo za svoje delo, se lahko odločite, da ga lahko dokončate v treh urah in nato nadaljujete z drugo nalogo. To vas izziva, da zmanjšate odlašanje, tako da se boste lahko držali dodeljenega časovnega razporeda za vsako opravilo. Poskusite realno oceniti, koliko dela je vloženega v posamezno nalogo, da bi vam pomagali ohraniti določeno raven natančnosti in nadzorovati stres.
Morda boste razmislili o metodi, kot je tehnika Pomodoro, ki vam bo pomagala preveriti svoj seznam opravil v 25-minutnih razporedih, pri čemer si med vsakim delom vzamete kratke odmore in daljše odmore po štirih opravljenih nalogah.
6. Načrtujte dan
Poskusite načrtovati svoj dan vnaprej. Načrtovanje vam bo pomagalo vedeti, kam osredotočiti svoj čas, zlasti v tistih časih, ko se zdi, da ni dovolj ur v dnevu.
Dan lahko končate tako, da 15 minut po službi porabite za organizacijo pisarne in načrtovanje najpomembnejših nalog, ki jih boste morali narediti naslednji dan. Lahko pa se odločite, da svoj dan načrtujete zgodaj zjutraj, preden začnete delati. Poskusite zapisati najpomembnejše naloge in jih nato dokončajte v času dneva, ko ste najbolj produktivni.
7. Najprej poskrbite za najtežje naloge
Čeprav je mamljivo pustiti težke naloge za konec, bo bolj koristno, če najprej opravite najtežje naloge. V začetku dneva imate na splošno bister um in več energije, ker niste bili preplavljeni z drugimi nalogami, ki bi vam lahko črpale energijo.
Vaš miselni proces vam bo pomagal hitreje opraviti težko nalogo, kar bo pripeljano do boljšega upravljanja s časom.
8. Naučite se reči ne
Samo vi resnično veste, za kaj imate čas in če morate zavrniti prošnjo, da se osredotočite na pomembnejše naloge. Zato je pomembno, da se naučite reči »ne«. Ne pozabite na pravilo 80/20 – 80 % vašega rezultata izvira iz 20 % vaših vložkov. Temu primerno osredotočite
9. Nagradite se
Če si obljubite nagrado, ko končate zahtevne naloge, vas to lahko motivira, da jih dokončate. Recite si nekaj takega: “Ko bom končal s tem poročilom, bom kupil sladoled in si ogledal svoj najljubši film.” To vam daje nekaj, česar se lahko veselite, in vas spodbuja, da nalogo dokončate.
